为提高办学质量和工作效率，推进学校文书工作规范化、制度化、科学化，结合学校的实际，制定文书工作实施办法。
文书工作是政务活动的重要方面，包括公文的撰拟、各类公文的处理、收发、会议记录等工作。
一、公文处理
（一）公文处理指公文的撰拟、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列衔接有序的工作。
（二）公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。
（三）公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
(四）公文格式：公文一般由秘密等级和保密期限、紧密程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分
（五）行文规则：
1.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。内设科室不得对外正式行文。请示必须一文一事，要明确提出需要解决的有关问题。请示、报告等上行文标注的签发人必须是单位的主要负责人。
2.行文应当确有必要，注重效用。严格执行《内蒙古自治区党委、政府28项具体规定》中关于精简规范文件简报的要求，严格控制文件数量，努力提高文件质量。
二、发文处理
1.学校所发的各类文件，统一由办公室起草打印，经核稿、呈批后，由文书负责印制、盖章，最后由相关责任人按范围要求发送。
2.以学校名义签发的文件，都应由主要负责人签发后，方可分发。
3.公文正式印制前，文书应当进行复核，重点是检查签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序修改复核。
三、收文处理
收到上级及有关部门的公文，由办公室按下列程序处理：
1.登记。收到来文先行清点，无误后，在《收文登记薄》上登记，然后填写公文处理单，附来文批办单送校长拟办、批办。
2.拟办、批办。负责拟办、批办的领导在认真阅读来文、熟悉公文内容和要求的基础上，提出具体处理建议和传阅范围。
3.传阅。对批办后需传阅的公文，文秘人员按照批办意见根据自上而下的原则送阅，传阅文件时要避免公文横传。
4.查办、催办与反馈。校领导有批示批办意见时，办公室将原件复印交有关科室及个人。在办理过程中，交办人员要及时跟踪催办。办结后，要及时向提出批示批办意见的校领导反馈办理情况。
5.注结。对上级机关的来文，办理到以下程度后，可以注结：①可一次办结的公文有了具体结果；②需在一定时期内贯彻执行的公文，已经研究提出了贯彻执行意见，并通过一定的形式（行文、会议等）作了安排部署。无需提出具体贯彻意见的，已经将原文分送;③需阅知的公文，已经送所有应阅知的人员或单位阅知。注结后，按照公文管理制度，对所办结的公文搞好分类整理，对号存放，以便于利用和查找。对需立卷和归档的，按照文书立卷归档制度进行整理归档。
6.清退。一般公文管理实行月核对、季检查、半年清退的办法。密级较高或其它重要公文应在传阅后及时清退。
7.销毁。文件的销毁每年进行一次，由文书将待销毁的文件登记造册，经办公室主任审核并批准后，进行集中销毁。
四、会议记录
会议记录是把会议的基本情况、报告、发言、决议等内容记录下来，为今后相关工作提供书面的依据。会议记录是进一步研究工作，总结经验，查阅核实的重要材料。会议记录要求：
1.准确：要如实地记录参会人员的发言，不论是详细记录，还是概要记录，都必须忠实原意，不得添加记录者的观点、主张，不得断章取义，尤其是会议决定，更不能有丝毫出入。
2.要点不漏:记录的详细与简略，要根据情况决定。一般地说，决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要记得具体、详细。一般情况的说明，可抓住要点，略记大概意思。
3.始终如一：始终如一是记录者应有的态度。这是指记录者从会议开始到会议结束都要认真负责地记。
4.记录格式：会议记录一般由会议名称、时间、地点、参会人员、主持人、记录人、会议内容等部分组成。凡是发言都要把发言人的名字写在前。要先发言记录于前，后发言记录于后。记录发言时要掌握发言的质量，重点要详细，重复的可略记，但如果是决议、建议、问题或发言人的新观点要记具体详细。做会议记录速度要快，要认真听取别人的发言，同时根据会议的主旨选择内容，记好要点。
本办法自发布之日起施行。
